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企业政策
发布日期:2010-04-03

一、政策之意义

  政策的意义,依Dalton E. McFarland①所称,乃是组织内人员采取行动或决策所遵循之准则。这准则乃是事先针对某些问题、人员所设定者,并告知有关人员在这种情况下应如何作为。

  故政策乃提供决策者从事决策时思考的指引,反映吾人应努力的目标,使所作决策能对目标有所贡献。同时也为计划勾画出一个结构大纲。

  政策主要在于企业目标的陈述,它协助高阶层经理人员制定详细行动计划,但企业组织讲求分层管理,故计划、政策之执行须由各阶层经理人员去推动。

  主要政策常衍生若干次要政策,作为低阶层经理人员决策之指导,制定企业政策并非全为高阶层经理人员的事,企业内外各阶层人员都可制定政策,不过所处地位愈高其制定之政策愈重要。

  政策内容必然涉及一些经常出现之问题情况,故政策之存在可以解答这些问题,可大量节省管理者之时间与精力。其次,由于这一普遍应用的准则存在,可保持重复行动及决策的一贯性。再者,通过政策可告知有关人员或外在机构有关公司之态度及立场,可促进双方之沟通,这是政策具有效率、一致、沟通三项基本作用之故。

 二、政策产生之来源

  一个公司之政策产生的方式可有下列四种:

  (一) 创设性的政策:来自上级之主动规定

  最高管理阶层指导其所属人员从事企业经营而创设者纯粹为达成企业目标而设计,范围较广,给人员清晰、详尽之内容,无须再作任何解释。乃代表上级给企业目标之看法及解释,实际之采行未必以命令方式公布,可能通过会议而产生。

  (二) 申诉性的政策:来自下级之请示或请求

  各阶层管理基于某种原因,如例外状况之处理或权责范围之澄清,提出请示而后经上级决定者即可能成为政策。这种政策之产生是无意识的——即决定者并不知他已制定某政策,故这类政策常缺乏完整性、普遍性,甚至不免支离破碎,互相矛盾,不易为其僚属所了解。

  (三) 含蓄性的政策:来自有关人员之体悟

  公司或外界人员常对公司政策之解释,不依明文规定而是根据实际行动归纳推测而得,甚至与前者规定相反,例如公司明文规定人事雇用政策中对性别无歧视,但依实际雇用情形视之,尽管大量女性应征,但受雇者极少,则人们体悟到一种不雇用女性的隐含政策。

  (四) 外来性的政策:来自外界之压力或影响

  例如政府之法令规章或政策、工会、同业及其他社会团体常影响企业经营的决策,尤其近年各方对环境污染、消费者利益、企业社会责任之要求,使企业不得不主动或被动制定此方面政策。

  三、企业政策的范围

  依据企业职能划分,企业政策中较重要者可包含下列各种:

  (一) 产品政策

  产品之选择、发展是制定政策最重要之部分,因产品决定生产设备、组织、财务结构及其他各项活动。

  产品政策包括下列5项:

  1. 产品项目与生产线的选择与发展:以市场需要、产品设计及产品工程来制定,需以利润指向为着眼点,以发展低成本、易为市场接受之产品。

  2. 价格的决定:不只要决定价格,尚要决定折扣等级及同类产品价格差别,可按竞争形态而有不同。

  3. 配销途径的选择:依企业有别而异,直接销售,或由经销商、代理商等,一经决定,有时很难改变。而有些企业如联销商店、超级市场等,其销售途径则不断革新。

  4. 销货的促进:包括订价、广告、分配、包装、分级及优良的产品、最佳的服务、公平交易的声誉等均有助于销货的推广。

  第六章企业政策(二)生产政策

  1. 向外采购或自选制造:须考虑经济的因素,有时某些零件不能制造,或在专业工厂生产较有效率。

  2. 生产规模:以工厂能量全力生产最理想,但为考虑存货占用资金及发生仓储,应以可靠之销售预测作为决定因素。

  3. 生产的稳定性:对于季节的变动需求,其政策可能为配合存货,或按订单生产,或尽量利用淡季剩余设备及劳力。

  4. 存货:最经济存货政策是企业经营主要决策之一,满足顾客需求,存货多则增加成本,存货量的决定需考虑生产批量、公司财务调节能力及各行业性质。

  (三)财务政策

  不论资金为本身所有,或向外借贷都需配合运转或发展,故有关销售或生产政策制定,财务之高度都须列为主要考虑因素,财务政策包括:

  1. 资金的获得:资金获得方式,常依企业形态而异,决定向外征募,或股东增资,或由利润中调拨,又涉及利润股息及借款等方式,因各公司业务范围而异。

  2. 现金与折旧:有关资金来源政策,常以所提之折旧准备扮演重要角色,常有税法规定可加速折旧准备,作为资本支出及财源,故折旧政策为财务计划之核心问题。

  3. 自有或租用:租用设备,可省资金,减低所得税,税率提高将影响资产自用或租用政策,需考虑可用资金、投资风险及投资报酬率,常受公司税率减低与否而变。

  4. 营运资金:为流动资产超过流动负债部分,代表公司偿债能力,业务向荣倾向。营运资金之需要各业不同,与厂商信用与资金募集方式有密切关系,而与银行借款政策及维持信用政策关系密切。

  5. 利润处理:为扩充业务,且由于转投资及内部高待遇及不发股息对赋税的好处,很容易清楚地制定利润政策,需根据股东愿望、公司需否充裕资金、可获得资金来源、需资金之迫切程度及转投资可能增加之利润等因素计定。

  (四)人事与公共关系政策

  公司管理,要使各阶层人员及员工都能忠于职守、聪明干练、适才适所,故大半政策均属人事管理政策。而公司需与社会各阶层接触,因社会对公司的想法影响公司甚巨,故公司必须审慎制定公共关系政策。有关人事与公共关系政策如下:

  1. 人员选择与训练:包括人员的雇用方式、训练方式、人员递补、升迁政策。

  2. 待遇:包括薪资、利润分配、分红或其他报酬。还包括待遇与等级间关系、待遇之给付方式,而公司内最好建立工作评价制度,来避免差别待遇引起之批评。

  3. 员工福利及工作情绪:包括员工之休假制度、退休办法、工作环境、康乐社交活动、保险、医疗服务及刊物出版等。

  4. 工会关系:包括公司对工会组织的态度与沟通劳资双方的意见方式、员工诉讼案件处理等。

  5. 公共关系:以往企业常采取保守和秘密态度,现代企业则着重公开宣传方式,主要是使外界能够了解此一企业对社会的积极性。

  四、制定有效政策的要领

  任一公司均有许多政策,若无政策则将无法授权,各层经理若无工作的方向将不能制定决策,但有很多公司忽视了此一有力的管理工具,不能配合当前需要,内容错综复杂,难以让人了解。为了有效地制定政策需考虑如下要点:

  1. 政策必须反映目标和计划。

  2. 政策必须与实际行动谋求一致。

  3. 政策必须具有弹性:虽然有些政策是永久性的,但不能像法律一般一成不变,当目标、政策或主要计划有了变动则所定政策必随着环境变迁而改变。

  4. 政策须与规则、程序有所区别:有些政策实际就是规则,有些所谓政策是设计去执行工作的程序,事实上要区分三种形态的要点很不容易。但最重要的是应该有优良计划、合理的分层授权、良好的人际关系及能够完成任务的方法等。

  5. 政策必须明文化:有些经理人员担忧政策成文化后会缺乏弹性及积极性甚至破坏团体行动自由,或认为政策为一般性不能用文字表达。政策固然不能用文字写得明确,但不用明文之政策充其量不过是模糊不清之政策,有了文字说明后,至少可消除意见的分歧和矛盾,将政策写成条文乃是推动工作的最佳方法。

  6. 政策必须加以解释:明文的政策必须加以说明解释,高级管理者必须认清问题所在,而不致在执行时发生偏差。

  7. 政策必须予以控制:政策可能因时过境迁而失去效用,也可能为他人误解而未能达成公司目的,故政策的执行工作需由精练才干之人员担任。而实际此项工作乃为高阶层管理的事,以将近退休、精力尚充沛之高级人员来协助政策制定及控制乃适合人选。

  企业政策乃是计划的前提,为执行计划提供基本方向。企业政策影响企业经营之每项活动,依其职能分,包括产品选择与发展、销售、生产、财务、人事及公共关系。政策不能凭空设定,也不能依据一位经理想法来制定,需配合实际的情形,并考虑竞争者、顾客、供货商、各经理人员及企业内外人员反应而定之。